סוגרים שנה נכון: מה מסתתר מאחורי המספרים של העסק?

בסוף השנה כמעט כל בעל עסק נפגש עם רואה החשבון ומסתכל על המספרים: הכנסות, הוצאות, רווח, מלאי, התחייבויות ומיסים. אלא שסגירה חשבונאית, חשובה ככל שתהיה, אינה בהכרח סגירה ניהולית ותפעולית.

עסק יכול להגיע ל־31 בדצמבר עם דוחות מסודרים ובמקביל "לסחוב" אתו מלאי שאינו תואם למערכת, סחורה שלא נמכרה חודשים, עבודה בתהליך שלא תומחרה, הזמנות רכש פתוחות, סחורה שנמצאת בדרך, לקוחות שסופקה להם סחורה וטרם חויבו ותקלות ומשימות שממשיכות לעבור מחודש לחודש.

מנקודת מבטו של יועץ, דווקא המקומות האלה מעניינים. הם יכולים להצביע על כסף שכבר הוצא, כסף שעדיין לא נגבה, התחייבויות שלא זוהו או רווחיות שנשחקת בתוך התהליכים.

לכן אחת השאלות החשובות שכדאי לשאול לקוח לקראת סוף השנה היא:

האם מה שרשום במערכות המידע באמת משקף את מה שקורה בעסק?

מתחילים מהמלאי – אבל לא מסתפקים בספירה

מלאי הוא כסף שלבש צורה של חומר גלם, מוצר בתהליך או מוצר מוגמר. לכן ספירת המלאי אינה רק חובה תקופתית; היא הזדמנות לבחון כיצד חלק מההון של העסק מנוהל.

מלאי איטי ומת הוא כסף שאינו עובד. מלאי עודף תופס מקום ומימון. מצד שני, חוסר במלאי עלול לגרום לאובדן מכירות, עצירת ייצור ורכש דחוף.

לכן לצד השאלה "האם הכמות במערכת נכונה?" כדאי לשאול: האם זה בכלל המלאי שהעסק צריך?

כאשר מתגלה פער בספירה, חשוב לא להסתפק בתיקון המספר. צריך לבצע ספירה חוזרת, לכמת את הפער ולחפש את מקורו. אם החזרות אינן נרשמות, חומר יוצא לייצור ללא דיווח או תהליך הקליטה לקוי – תיקון הכמות אינו פותר את הבעיה.

לא מתקנים רק את המלאי; מתקנים גם את הסיבה שיצרה את הפער.

WIP  ומלאי בדרך – הכסף שלא נמצא על המדף

בעסק יצרני קיימת שכבה נוספת: מלאי בתהליך. מוצר שעדיין אינו מוגמר כבר יכול להכיל חומר, שעות עבודה ועלויות קבלני משנה.

 להלן דוגמא הממחישה זאת היטב: במפעל המייצר רהיטים  ישנם ברצפת הייצור 40 שולחנות שבכל אחד מהם כבר הושקעו 1,000 ₪ שהם 40,000 ₪ של ערך כספי שנמצא על רצפת הייצור.

גם מלאי בדרך עלול להישכח. יבואן יכול להגיע ל־31 בדצמבר כאשר סחורה בשווי 250,000 ₪ נמצאת על אונייה. היא אינה במחסן, אבל בהתאם לתנאי העסקה ייתכן שהיא כבר בבעלות העסק.

מכאן השאלה הניהולית החשובה:

לא רק "מה נמצא במחסן ב־31 בדצמבר?", אלא גם "מה שייך לעסק ב־31 בדצמבר?"

החוב התפעולי – חוב שאינו מופיע בבנק

אחד המקומות החשובים ביותר לבדיקה הוא רשימת הדברים הפתוחים: פקודות עבודה, פרויקטים, תקלות, משימות תחזוקה, בדיקות איכות, החזרות ואספקות חלקיות.

אפשר להתייחס אליהם כאל חוב תפעולי.

כמו חוב כספי, גם חוב תפעולי צובר "ריבית". לא ריבית לבנק, אלא שעות עבודה, זמן עבודת מנהלים, טעויות חוזרות, עיכובים, עבודה כפולה, פגיעה בשירות ולעיתים אובדן הכנסות.

תקלה במכונה שגורמת לעצירה של 20 דקות בכל פעם יכולה להיראות שולית. אבל כאשר מחברים את זמני ההשבתה, התחזוקה, אובדן התפוקה והעיכובים לאורך שנה, מתקבלת לעיתים עלות משמעותית.

לא כל משימה פתוחה היא בעיה. הבעיה מתחילה כאשר היא נשארת פתוחה ללא החלטה, ללא אחראי וללא מועד גמר טיפול.

רכש – העלות האמיתית נמצאת מעבר למחיר

גם ברכש, סוף השנה הוא הזדמנות לעבור מהסתכלות אדמיניסטרטיבית להסתכלות ניהולית.

צריך לסגור הזמנות פתוחות, אספקות חלקיות, חשבוניות, מקדמות, זיכויים והחזרות. אבל לאחר מכן כדאי לשאול: כמה באמת עלה לנו הרכש?

ספק שמציע מוצר ב־95 ₪ במקום 100 ₪ נראה זול יותר. אבל אם הוא מאחר, גורם להחזרות או מחייב אותנו להחזיק מלאי ביטחון גבוה, החיסכון יכול להיעלם במהירות.

לכן ספק צריך להימדד גם לפי איכות, זמני אספקה, תנאי תשלום, זמינות, גמישות ורמת התלות של העסק בו.

מכירות ושיווק – למדוד תוצאה ולא רק פעילות

בסוף השנה קל להציג כמה פוסטים פורסמו, כמה קמפיינים בוצעו וכמה לידים הגיעו. אבל פעילות אינה בהכרח תוצאה.

הבדיקה הנכונה עוברת לאורך המשפך:

השקעה בשיווק ← לידים ← פגישות ← הצעות מחיר ← הזמנות ← לקוחות ← הכנסות ורווחיות

קמפיין אחד יצר 200 לידים וכמעט לא יצר עסקאות, בעוד פעילות אחרת יצרה רק 30 לידים אך הביאה לקוחות גדולים ורווחיים, מכאן שמספר הלידים לבדו אינו מדד מספיק.

כדאי גם לבחון את הלקוחות הקיימים: מי גדל? מי הצטמצם? מי נעלם? ובעיקר – למה?

להפוך את סגירת השנה לתוכנית עבודה

מטרת הבדיקה אינה לייצר עוד דוח. בסופה, בעל העסק צריך לדעת מה באמת יש לו במלאי, איפה נמצא הכסף שלו, למה כבר התחייב, אילו עסקאות עדיין פתוחות ומה עליו לעשות אחרת בשנה הבאה.

כאן נמצא גם תפקידו של היועץ. כאשר לקוח אומר "יש לי פערים במלאי", "אני לא יודע כמה WIP יש לי", "יש אצלנו המון דברים פתוחים", "הספקים תמיד מאחרים" או "אנחנו משקיעים הרבה בשיווק ולא יודעים מה באמת עובד" – אלה אינם רק משפטי תלונה. אלה סימנים לכך שכדאי להעמיק בתהליכי העבודה של העסק.

בסוף השנה כדאי לחפש "כסף על הרצפה". הוא יכול להופיע כמלאי מת, הזמנת רכש כפולה, זיכוי שלא התקבל, משלוח שלא חויב, תקלה שחוזרת או עבודה כפולה.

ערכו האמיתי של ה־31 בדצמבר נוצר כאשר הופכים את מה שגילינו להחלטות יישומיות כבר ב־1 בינואר!

 

סוגרים את השנה נכון – כדי להתחיל את השנה הבאה מסודרים ורווחיים יותר

כתב: ניר שפיר
נייד:0525516203
אתר: nir-shapir.co.il

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין סגירה חשבונאית לסגירה ניהולית של שנה?

סגירה חשבונאית מסדרת את הדוחות: הכנסות, הוצאות, רווח ומיסים. סגירה ניהולית בודקת אם מה שרשום במערכות משקף את מה שקורה בפועל בעסק: מלאי, עבודה בתהליך, הזמנות פתוחות, חיובים חסרים ומשימות שנגררות.

מה זה חוב תפעולי?

רשימת הדברים הפתוחים בעסק: פקודות עבודה, תקלות, משימות תחזוקה, החזרות ואספקות חלקיות. כמו חוב כספי, גם הוא צובר ריבית בצורת שעות עבודה, טעויות חוזרות, עיכובים ופגיעה בשירות.

מה עושים כשמתגלה פער בספירת המלאי?

לא מסתפקים בתיקון המספר. מבצעים ספירה חוזרת, מכמתים את הפער ומחפשים את מקורו, למשל החזרות שלא נרשמו, חומר שיצא לייצור ללא דיווח או תהליך קליטה לקוי.

קריאה נוספת: לוגיסטיקה בשפה פשוטה: המילון היישומי למערכות מידע ורכש